Effiziente Projektarbeit mit Confluence und Jira

von Irving Tschepke

Wer kennt dies nicht: Es wird eine Spezifikation in Word geschrieben, es werden diverse Excel Sheets für die Schätzung aufgebaut und es wird eine Planung in Project erstellt. Dann gibt es Änderungen, die Anzahl an Versionen steigt, die man entweder im Filesystem mit entsprechender Namenskonvention ablegt oder das ganze mit einer Versionsverwaltung wie Subversion [1] durchführt.

 
Mich persönlich ärgern immer diese Medienbrüche, bei denen man Dinge von einem Werkzeug wieder in andere überträgt, kopiert, anpasst. Es bleibt nicht aus, dass dabei manchmal Dinge verloren gehen, oder zumindest ist der Aufwand zur Überprüfung immer immens. Und wie läuft es bei Änderungen im Projektverlauf, wenn Dinge anders implementiert werden als ursprünglich gedacht oder der Kunde es etwas anders haben möchte? Wird die Dokumentation immer nachgezogen?
Wir bei exensio haben uns schon vor einiger Zeit entschlossen, die oben beschriebene Projektarbeit effizienter zu gestalten und dazu die Produkte Confluence und Jira von Atlassian einzusetzen.
Dieser Beitrag beschreibt zunächst den Einsatz von Confluence, zu Jira kommt demnächst ein weiterer Beitrag.
Confluence [2] ist ein Enterprise Wiki, mit dem die Zusammenarbeit in Teams unterstützt wird. Spezifikationen erstellen wir nur noch mit Confluence, einzig Grafiken erzeugen wir mit anderen Werkzeugen und binden diese dann ein. Wir sehen u.a. folgende Vorteile:

Vorteile des Einsatzes von Confluence

  • Die Arbeit an einer Spezifikation lässt sich einfach aufteilen und alle Beteiligten können gleichzeitig ohne Probleme daran arbeiten.
  • Durch eine geschickte Gliederung kann man problemlos auch die Arbeit bis in tiefe Ebenen aufteilen.
  • Das Editieren ist extrem einfach und viele Funktionen, für die man sich in Word gut auskennen muss, lassen sich sehr leicht anwenden.
  • Die Suche ist sehr gut und lässt sich durch die Nutzung von Tags noch effizienter gestalten.
  • Man kann in einer Confluence-Installation Spaces für eine reine interne Bearbeitung als auch eine mit externer Beteiligung aufbauen. Die Benutzer- und Rechteverwaltung gibt das problemlos her.
  • Zur Auslieferung an den Kunden kann bspw. ein PDF Dokument erzeugt werden, dessen Layout sich - zugegebenerweise etwas schwieriger - individuell anpassen lässt.

Verbesserungsbedarf

Bei folgenden Punkten sehen wir noch Verbesserungsbedarf, aber diese Einschränkungen lassen sich wie beschrieben auch lösen:
  • Wir haben für jeden Kunden einen Space angelegt, in dem wir alle Projekte dieses Kunden aufnehmen. Typischerweise verwendet man in der Struktur einer Spezifikation immer die gleichen Titel für übliche Kapitel. Dies lässt Confluence aber nicht zu, der Titel einer Seite innerhalb eines Spaces muss eindeutig sein. Dies ist unschön. Wir haben uns daher eine Konvention überlegt, in dem jedes Projekt ein Kürzel erhält, das dann in die Überschriften eingefügt wird. Ebenso nutzen wir Kürzel für Use Case Überschriften, da bspw. der Titel “Benutzer anlegen” sicherlich in mehreren Projekt vorkommen kann.
  • Wie schon erwähnt kann man die Inhalte als pdf Dokument (auch weitere Formate) exportieren. Die Anpassung des Layouts ist nicht ganz einfach. Einfache Dinge wie ein Logo einfügen oder Seitennummerierung sind kein Problem. Aber bspw. das Layout des Inhaltsverzeichnisses anpassen, erfordert schon etwas mehr Know How.

Weitere hilfreiche Funktionen

Confluence verfügt noch über jede Menge weiterer Funktionalitäten. Sehr hilfreich finde ich die Kommentarfunktion. Über diese dokumentieren wir beispielsweise Änderungen, die im Laufe der Implementierung erfolgt sind. Dadurch haben wir eine Dokumentation, wann welche Anpassungen erfolgt sind und eine ständig aktuelle Spezifikation.
 
Ebenso ist die Dashboard Sicht sehr hilfreich. Sie sorgt dafür, dass man den Überblick behält, wer an welchen anderen Seiten gearbeitet hat und welche Änderungen durchgeführt wurden. Eine Versionierung auf Seitenebene ist komplett abgebildet.

Fazit

Wir sind sehr zufrieden mit dem Einsatz von Confluence und nutzen es mittlerweile für alle Arten von Dokumentationen in Projekten. Die Erarbeitung und Dokumentation von Anforderungen gestaltet sich in der Zusammenarbeit erheblich leichter.
 
In Verbindung mit Jira lassen sich weitere effizienz-steigernde Effekte erzielen. Dazu mehr in dem kommenden Beitrag.
 

Kategorien: ConfluenceexensioJira

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