Erfahrungsbericht: Ablösung einer Excel-basierten Zeiterfassung durch eine Grails Web-Applikation

von Peter Soth

In diesem Blog-Eintrag möchte ich über ein internes Projekt der exensio GmbH berichten.

Ausgangssituation

Für die Zeiterfassung unserer Beratertätigkeit hatten wir früher – wie viele andere Beratungshäuser auch – Excel eingesetzt. Richtig zufrieden waren wir mit dieser Lösung nicht wirklich. Die Eingabe der Stunden gestaltet sich noch recht einfach, die Konsolidierung am Monatsende war jedoch immer recht mühsam. Eine kleine Unaufmerksamkeit führte dann zu inkonsistenten Stundenzetteln. Alles in allem war ein Kollege ein Tag hiermit beschäftigt.

Wir dachten – das muss doch auch anders gehen

Da wir ein IT-Beratungshaus sind, lag die Idee nahe, Excel durch ein web-basiertes Informationssystem zu ersetzten. Wir machten uns auf die Suche nach einer passenden Software. Wir fanden viele, jedoch hat keine so richtig auf unsere Prozesse gepasst. Und die Bedienung war generell bei allen Systemen zu komplex. Wir wollten natürlich auch nicht Funktionalität bezahlen, die wir überhaupt nicht benutzt hätten. Selbst ein kleines Unternehmen wie wir, wünscht sich, dass sich die Software an die eigenen Prozesse anpasst und nicht umgekehrt.

Machen wir es doch selbst

Natürlich kam schon bald die Idee auf, eine eigene Zeiterfassung zu entwickeln. Leider ist dies mit den herkömmlichen Frameworks sehr zeitaufwendig und wir hatten nur ein kleines Budget. Unsere Anforderungen waren natürlich hoch. Es sollte eine elegante und einfach zu bedienende Rich Internet Application (RIA) - mit AJAX und alles was heute dazugehört - werden. In Kundenprojekten setzen wir schon seit geraumer Zeit sehr erfolgreich das Grails Framework [1] ein. Also lag nichts näher, als auch dieses Framework für unsere interne Zeiterfassungssoftware einzusetzen.

Und hat es geklappt?

Wir hatten unser Budget auf 25 Tage fixiert. Innerhalb dieser Zeit war es möglich eine Applikation für uns zu erstellen, die genau auf unsere Prozesse abgestimmt funktioniert. Man muss hierbei jedoch immer wieder darauf hinweisen, dass dies nur mit einem Framework wie Grails möglich ist. Wir waren bei der Entwicklung 3-4 mal produktiver verglichen mit herkömmlichen Tools.

War es für uns ökonomisch sinnvoll eine solche Applikation zu bauen?

Die Berechnung der Amortisierung stellt sich in diesem Fall denkbar einfach dar. Wir hatten früher 1 Tag für die Erstellung der Stundenzettel, die die Grundlage für die Rechnungsstellung bilden, gebraucht. Nun passiert dies auf Knopfdruck. Dies bedeutet, dass sich die Applikation für uns in 25 Monaten amortisiert hat. Ich denke dies ist kein schlechter Wert, wenn man davon ausgeht, dass laut Lehrbuch sich eine Anschaffung erst nach 3 Jahren amortisieren muss.

Fazit

Es ist durchaus möglich, Applikationen in kurzer Zeit bei kleinem Budget zu entwickeln. Dies könnte besonders für den Mittelstand von Interesse sein, der in diesem Fall eine Software erhält, die genau seinen Prozessen folgt. Dies spart natürlich auch Einarbeitungszeit, da man keine überflüssigen Funktionalitäten erlernen muss. Als nächstes steht bei uns die Anschaffung eines CRM Systems (z.B. SugarCRM) an. Falls wir kein geeignetes System am Markt finden, werden wir auch hier wieder unser eigenes auf unsere Anforderungen und Prozesse optimiertes System bauen.

[1] Grails Framework

Weitere Informationen:
Artikel in DOAG News 02/2010 zu WebLogic und Grails

Kategorien: ExcelGrails

Zurück