Projektphasenmodell für Portal-Projekte

von Peter Soth

Portalprojekte – sofern sie ein Prozess-Portal und kein Content-Portal darstellen – sind sehr komplex. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, diese exakt zu planen. Unten habe ich die 5 Phasen unseres Vorgehensmodells beschrieben.

Phase 1 – Strategie bzw. Zielfindung

  • In dieser Phase wird die Portal-Vision (wo wollen wir hin?) entwickelt und die konträren Interessen der beteiligten Parteien beleuchtet. Des Weiteren werden die Projektziele, die Zielgruppe, sowie die betroffenen Organisationseinheiten und Prozesse erarbeitet. Wichtig ist auch in dieser Phase noch einmal zu klären, ob das oberste Management das Projekt unterstützt und ob alle verantwortlichen Personen benannt sind. 
  • Auch sollte in dieser Phase geklärt werden, ob das Portal als Big Bang oder lieber Step-by-Step eingeführt wird. Step-By-Step hat hier den Vorteil, dass einzelne Funktionalitäten als Quick-Wins sukzessive eingeführt werden können und sich fachliche und technische Lerneffekte über die einzelnen Releases einstellen werden. 
  • Wichtig: In dieser Phase muss auch herausgearbeitet werden, ob ein Prozess-Portal gewünscht ist oder ob ein Content-Portal den Anforderungen genügt. Folgende Fragen können helfen herauszufinden, ob die Voraussetzungen für ein Prozessportal überhaupt gegeben sind und eine Umsetzung wirtschaftlich ist:
    • Sind die zu integrierenden Prozesse schriftlich formuliert, oder existieren diese nur mündlich?
    • Wie viele Benutzer sind in diese Prozesse involviert? Sind die gewünschten Prozesse für den unternehmerischen Erfolg relevant?
    • Welche Verbesserung bringt die technische Unterstützung eines Prozesses im Portal? Kostenersparnis?
    • Enthalten die Prozesse Medienbrüche, die auch von einem Portal nicht überwunden werden können?
  • Ergebnis: Entscheidungsvorlage, abzusegnen durch oberstes Management. Grober Zeit- und Kostenplan.

Phase 2 – Analyse der Informations-, Prozess- und IT-Landschaft

  • Analyse der relevanten Geschäftsprozesse beginnend mit der Identifikation der Prozesse und wie und ob diese technisch abgebildet werden können. In dieser Phase werden auch Prozesse schriftlich beschrieben, sofern diese nur mündlich vorliegen.
  • Durchführung einer Datenanalyse für alle relevanten Inhalte. Welche Inhalte sollen dargestellt werden und wie sind diese von den IT-Systemen abgreifbar? 
  • Analyse der Schnittstellen zu den IT-Systemen. Können die gewünschten Informationen über Schnittstellen abgefragt werden.
  • Mit der Analyse der Organisation wird der Benutzerkreis des Portals definiert. Hieraus können die Benutzerrollen abgeleitet werden.
  • Analyse der fachlichen und technischen Integrationsmöglichkeit von Prozessen.
  • Wichtig:
    • Das Aufsetzen eines Change-Management-Prozesses bereits in der Analyse-Phase ist sehr wichtig, da ein Portal-Projekt einen iterativen Prozess darstellt. Mit diesem können Anforderungen, die nicht im ersten Release realisiert werden können, geplant werden. Hiermit kann auch verhindert werden, dass immer neue Anforderungen vom Business in die erste Version gepackt werden und der GoLive-Termin immer weiter nach hinten geschoben werden muss.
    • Es dürfen nicht nur die eigenen Portal-Ressourcen - sondern es müssen auch die Kollegen aus anderen Abteilungen, die die zu integrierenden Drittsysteme betreuen - betrachtet   werden. 
    • Das Portalmarketing sollte schon in der Analysephase beginnen. Es muss in der Hierarchie sowohl nach oben als auch nach unten betrieben werden. Mitarbeiter müssen von den Vorteilen des Portals (bspw. schnelleres Finden von wichtigen Informationen) überzeugt werden. Sie dürfen das Portal nicht als Jobkiller auffassen. Nur durch die Involvierung der späteren Benutzer kann sichergestellt werden, dass auch alle Anforderungen erfasst wurden und das System auch später akzeptiert wird. In diesem Kontext sollte auch der Betriebsrat eingebunden werden.
  • Ergebnis: Anforderungskatalog, Änderungen werden über einen Change-Request-Prozess gesteuert.

Phase 3 – Konzeption

  • Grobkonzept
    • In dieser Phase werden die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen erarbeitetet und eine Priorisierung dieser durchgeführt. Die Anforderungen werden mit Use Cases beschrieben.  Mit Prototypen bzw. Wireframes wird das gewünschte User-Interface beschrieben. Es hat sich auch gezeigt, dass ein Glossar sehr hilfreich ist, um eine gemeinsame Projektsprache zu ermöglichen.
    • Festlegung der zu integrierenden Prozesse, Systeme und Organisationseinheiten und Erarbeitung einer Release-Planung.
    • Überprüfung der Prozesse bzgl. technischer Umsetzung und spätere Modellierung als Workflow.
    • Erstellung einer ersten technischen Grobstruktur, die sich  jedoch nicht auf konkrete Produkte bzw. Technologien bezieht.
    • Entwicklung einer Taxonomie, mit der die Portalinformationen kategorisiert werden können.
  • Sicherheits- und Berechtigungskonzept
    • Es gilt zu eruieren, ob ein Single-Sign On möglich ist?
    • Welche Authentifizierungsmechanismen verfügen die zu integrierenden Systeme?
    • Wichtig: 
    • Sind alle Informationen in dem Active Directory vorhanden, um alle Rollen abbilden zu können?
    • Das Rollenmodell darf nicht zu komplex sein. Hier muss bedacht werden, dass später Benutzer mit unterschiedlichen Vorkenntnissen das Portal benutzen.
  • Evaluierung und Auswahl von potentiellen Portalprodukten
  • Feinkonzept
    • User-Interface Design
      • Navigationsstruktur
      • Beachtung des Corporate Designs und von ergonomischen Gesichtspunkten
    • Technisches Design
      • Wie verteile ich das Portal weltweit (EU, AM, Asia)?
        • Netzwerklatenz
        • Performance 
        • Wichtig: Es muss sich Gedanken gemacht werden, wie das System später global verteilt wird. Das Portal in Region A und das CMS in Region B wird zwangsläufig zu einem unperformanten System führen, das keine Benutzerakzeptanz erhalten wird.
    • Entwurf der Integrationsschicht auf die Backend-Systeme
      • DMS
      • CMS
      • SAP
      • Social Media (Blogs, Wikis)
    • Wie soll das Portal geschnitten werden:
      • Förderatives Portal mittels WSRP (hier auch die globale Sicht nicht vergessen)
      • Blueprint einer Musterarchitektur als Standard für Inselportale, die dann von verschiedenen Portal-Projekten wiederverwendet wird.
      • Meta Portal über Insel-Portale 
  • Ergebnis: Portalkonzept, bildet die verbindliche Grundlage für die Portalentwicklung.

Phase 4 – Realisierung

  • Wichtig: Team-Building, der Einsatz eines erfahrenen Teams entscheidet über den Projekterfolg, da ein Portalprojekt sehr komplex ist.
  • Qualitätssicherung:
    • Coding-Guide-Lines
    • Design Patterns
    • Einheitliche Entwicklungswerkzeuge
    • Code-Reviews
  • Wichtig: Stakeholder müssen in dieser Phase zur Verfügung stehen, um in Problemfällen schnell Entscheidungen treffen zu können.
  • Schulungskonzeption
  • Betriebskonzept
  • Release-Planung, konkretisierte Planung unter Berücksichtigung der vorhandenen Change-Requests.
  • Kommunikationskonzept innerhalb des Portalmarketings. 
  • Ergebnis: Implementierte Portallösung.

Phase 5 – Tests und Einführung des Portals

  • Fachliche und Technische System-Tests
    • Überprüfung des Rollenkonzepts
    • Test Single-Sign On
    • Lasttests (Skalierbarkeit)
    • Systemausfälle
    • Reibungslose Zusammenarbeit der Portalkomponenten (Integration Backend-Systeme)
  • Go Live
    • Wichtig: Zuerst mit Key-User Gruppe z.B. IT-Abteilung durchführen.
    • Kommunikation zur Portaleinführung (Bestandteil des Portalmarketings). Im Rahmen des Portalmarketings sollte immer wieder das Portal beworben und der Feedback der Benutzer abgefragt werden.
    • Mobilisierung der Nutzer
    • Schulung, Feedback aus Schulung soll als Input für weitere Verbesserungen mittels des Change-Request-Prozesses für neue Releases benutzt werden.
  • Ergebnis: Getestetes und produktives System.

Kategorien: IT-ConsultingPortale

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