Warum es sinnvoll ist, Prozesse unter Verwendung von EPK oder BPMN zu modellieren?

von Irving Tschepke

Häufig werden wir von potentiellen Kunden angesprochen, um mögliche Software Lösungen für Problemstellungen aufzuzeigen. Darüber freuen wir uns natürlich sehr und vertiefen uns in die Aufgabenstellung. Allerdings stellen wir oft sehr schnell fest, dass das „Umfeld“ für die neue Lösung noch nicht wirklich vom Kunden beleuchtet wurde – und es (auch dadurch) meist schwer fällt, Anforderungen an die neue Lösung zu formulieren. Das Thema Anforderungen möchte ich jetzt hier aber nicht weiter vertiefen.

In den folgenden Abschnitten soll es um die Prozesse gehen, in denen die neue Software Lösung eingebettet ist. Warum ist es unbedingt notwendig, diese zu betrachten?

  • Mit der Umsetzung neuer Software Lösungen will man Verbesserungen erreichen, bspw. durch Automatisierung von sich wiederholenden Vorgängen. Verbesserungen können sich beispielsweise auswirken auf Schnelligkeit oder Qualität. Auf Basis einer Prozessanalyse kann der Kunde entscheiden, welche Schritte in einer Software Lösung abgebildet werden müssen, um Verbesserungspotentiale zu erschließen.
  • Prozesse werden durch eine Systemunterstützung verändert. Aufgaben und Verantwortlichkeiten können sich ändern, der Arbeitsschwerpunkt von Rollen kann sich verschieben. Die Definition und Dokumentation der Prozesse unterstützt bei der Identifikation der Veränderungen und liefert Informationen für das Change Management.
  • Darüber hinaus wird auf Ebene der Prozesse deutlich, welche Schritte nun Gegenstand der Software Lösung sind, wo Schnittstellen zu organisatorischen Abläufen sind. Dies ist wertvoller Input für die Beschreibung der Anforderungen an eine neue Lösung. Daraus leitet sich ebenso ab, welche Anforderungen unbedingt zu erfüllen sind, damit sich eine Umsetzung auch wirklich lohnt.
  • Deutlich wird mit den Prozessbeschreibungen auch, wer die Zielgruppen der neuen Software Lösung sind und wer administrativ mit dem neuen System arbeitet. Damit lassen sich Stakeholder für das Umsetzungsprojekt definieren und es leiten sich Anforderungen an Projekt-begleitende Kommunikationsmaßnahmen sowie Aktivitäten für die Einführung des Systems (beispielsweise notwendige Trainings- und Schulungsmaßnahmen) ab.


Die beschriebenen Aspekte treten mit unterschiedlicher Gewichtung auf und sind abhängig von der Bedeutung des Prozesses im Unternehmen. Dennoch sind alle Aspekte beachtenswert, auch wenn es um einen vermeintlich „kleinen“ Prozess geht.

So haben wir bspw. ein positives Kundenfeedback erhalten, nachdem wir den Registrierungsprozess für Healthcare Professionals für den geschlossenen Fachkreis-Bereich auf den Webseiten eines Pharmaherstellers modelliert haben. Dieser vermeintlich „kleine“ Prozess hatte seine Komplexität im Detail. Bei der Erfassung der Registrierungsdaten ist schon zu differenzieren, ob diese beispielsweise ein Arzt selber auf einer Webseite oder ein Außendienst Mitarbeiter per manuellen Verfahren mit dem Arzt bei einer Veranstaltung erledigt. Unterschiedliche Prüfverfahren im Hintergrund, Zuordnungen zu CRM Daten, unterschiedliche Kommunikation mit dem Benutzer, abweichende Verifikationsverfahren mussten abgebildet werden. Und natürlich waren verschiedene IT Systeme beteiligt.

Die Abbildung aller Zusammenhänge in einem Prozessdiagramm ermöglichte dann eine zielgerichtete Abstimmung und Definition des gewünschten Ablaufs. Auch in diesem Fall konnten wirksame Verbesserungen in dem System-unterstützten Prozess realisiert werden (beispielsweise durch reduzierte Wartezeit für den zu Registrierenden oder Fall-basierter und damit kundenfreundlicherer Kommunikation etc.).

Bei der verwendeten Methodik greifen wir auf die bekannten Standards zurück. Im oben geschilderten Fall haben wir EPK (ereignisgesteuerte Prozessketten) eingesetzt, weil diese Methodik bereits in anderen Bereichen beim Kunden eingesetzt wurde. Alternativ hätten wir sonst auch BPMN (Business Process Model Notation) verwendet.

Im Übrigen liefert die Prozessanalyse stets die notwendige Basis, um den Nutzen einer möglichen Software Unterstützung zu bewerten und zugleich fördert sie das Verständnis aller Beteiligten. Generell liefern beide genannten Methoden das Handwerkszeug, um Prozesse für den Fachbereich lesbar zu beschreiben. Dabei ist gerade die grafische Beschreibung wertvoll, da sie die Möglichkeit bietet, Zusammenhänge sehr schnell zu erfassen.

Kategorien: BPMNProzessanalyse

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