Warum Excel keine Individualsoftware ersetzen kann

von Peter Soth

excel2web

Es gibt 2 Möglichkeiten, Unternehmens-interne Prozesse über eine Software abzubilden: Standard- und Individualsoftware. Bei der Standardsoftware handelt es sich um ein Produkt, das von einem Softwarehersteller entwickelt und vertrieben wird. Der bekannteste deutsche Hersteller von Standardsoftware heißt SAP. Da der Hersteller das Produkt mehreren Kunden verkaufen will, muss er die Prozesse innerhalb der Software generisch abbilden. Dies hat den Nachteil, dass entweder der Kunde seine Prozesse auf die Standardsoftware abbilden oder aber die Software zu sehr hohen Kosten an die Kundenprozesse angepasst werden muss. Ich denke jeder kennt hier Beispiele von Unternehmen, die sich von einem pfiffigen SAP-Vertriebsmitarbeiter eine Standardsoftware haben verkaufen lassen, um endlich die IT-Kosten senken zu können, dann aber später feststellen mussten, dass die Anpassung an die eigenen Prozesse nicht ganz billig war. Hierbei wurde übersehen, dass sich mit Standardsoftware sehr leicht Standardprozesse, wie Buchhaltung, abbilden lassen, bei anderen Prozessen wird es dann teuer.  

Individualsoftware wird, wie der Name schon sagt, für die individuellen Prozesse eines Unternehmens entwickelt. Hierdurch entstehen Wettbewerbsvorteile, da ein Unternehmen seine innovativen Prozesse, durch die es sich von der Konkurrenz abhebt, abbilden kann. Der Mittelstand befürchtet bei Individualsoftware - im Gegensatz zu Großunternehmen - ein unkalkulierbares Investitionsrisiko. Durch den Einsatz von modernen Open-Source-Frameworks kann dem negativen Bild von hohen Investitionen entgegengewirkt werden.

Warum überhaupt Individualsoftware und nicht alles mit SAP realisieren

Dies ist eine gute Frage, da natürlich auch das SAP System mittels ABAP programmierbar ist. Das Problem liegt hier jedoch meistens daran, dass die interne IT-Abteilung mit der Einführung und den Upgrades eines SAP Systems sehr beschäftigt ist. Des Weiteren ist anzumerken, dass die Tagessätze von SAP Beratern sehr hoch sind und die Unternehmen auch deshalb davor zurückschrecken „Excel-Prozesse“ anzugehen. Aus diesem Grund greifen Fachabteilungen gerne auf Excel zurück, das als Schweizer Taschenmesser gesehen wird, mit dem man alle individuellen Problemstellungen lösen kann. Am Anfang passt dies vielleicht noch, die Probleme beginnen dann, wenn das Excel-Sheet an immer mehr Kollegen verteilt wird.

Excel als Ersatz für Individualsoftware

Wir (exensio GmbH) sehen sehr oft, dass Standardsoftware für Unternehmen nicht ausreicht. Die Lücke wird dann sehr oft mit Excel geschlossen. Um es gleich vorweg zu nehmen, Excel ist eine sehr gute Tabellenkalkulationssoftware, aber leider nicht geeignet, um eine Datenbank oder gar Geschäftsprozesse abzubilden. Das Problem vergrößert sich exponentiell, je mehr Kollegen an einem Excel-Sheet arbeiten und je mehr diese über Standorte verteilt sind.

Der Excel 2 Web Ansatz von exensio

Wir wandeln eine Excel Tabelle in eine Web-Applikation. Hierfür benutzen wir modernste Open-Source-Frameworks, um das Investitionsrisiko unserer Kunden möglichst klein zu halten. Folgendes Youtube-Video zeigt sehr anschaulich die Idee, die hinter unserem „Excel 2 Web“ Ansatz steckt.

Für weitergehende Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.

Lösungsideen

In diesem Abschnitt möchte ich exemplarisch 2 Lösungen skizzieren, bei denen wir ein Excel-Sheet durch eine Web-Applikation ersetzt haben: 

  • Equipment Finder – bei einem weltweit agierenden Pharmakonzern wird mit dieser Web-Applikation Konzern-weit gebrauchtes (und noch neues) Produktions-Equipment verwaltet und ähnlich einem Shop im Internet angeboten. Diese Applikation hatte sich sehr schnell amortisiert, da nun gebrauchte Produktionsanlagen anstatt verschrottet zu werden nun wiederverwendet werden konnten. Zuvor wurden diese von anderen Standorten erneut angeschafft. 
  • Expert Finder – mit dem Expert Finder werden weltweit Experten zu bestimmten Themengebieten verwaltet. Diese Spezialisten werden dann in besonders kniffligen Fragestellungen, wie beispielsweise die Planung von Fertigungsanlagen in Ländern mit extrem hoher Luftfeuchtigkeit, konsultiert. Beim zuvor benutzten Excel-Sheet war das Problem, neben dem weltweiten Verteilen, dass die Email-Adressen bzw. Telefonnummern meistens nicht korrekt waren. Dies wird nun durch die Anbindung des unternehmensweiten Active Directories an die Web-Applikation sichergestellt. Generell gilt: Die Migration von einem Excel-Sheet zu einer Web-Applikation ist überall dort sinnvoll, wo ein Excel-Sheet von vielen Teammitgliedern bearbeitet wird und diese vielleicht zusätzlich über mehrere Standorte verteilt sind. 

Investition und ROI

Das erste Beispiel von oben zeigt sehr schön, welche Kosteneinsparungen möglich sind. Des Weiteren kann man eine ROI Berechnung sehr einfach durchführen, indem man die von jedem Mitarbeiter gesparte Zeit - die sonst beispielsweise mit der Suche nach dem aktuellen Excel-Sheet vergeudet wurde – mit dem Stundensatz multipliziert. Das Endergebnis ist zusätzlich von der Anzahl der mit dem Excel-Sheet arbeitenden Kollegen abhängig. Die Summe dieser Berechnung kann nun in Relation zu den Implementierungskosten der Web-Applikation gesetzt werden. Manch einer wird erstaunt sein, wie schnell sich eine Web-Applikation amortisieren kann.

Fazit

Excel ist eine sehr gute Tabellenkalkulation, dies möchte ich überhaupt nicht in Frage stellen. Problematisch wird es jedoch, wenn Excel als Datenbank benutzt wird, um Informationen zu verwalten. Des Weiteren eignet sich Excel sehr schlecht als Kollaborations-Tool, wie das obige Video sehr schön veranschaulicht. Eine Lösung kann hier eine individuell erstellte Web-Anwendung sein. Durch den Einsatz modernster Open-Source-Frameworks können die Entwicklungskosten moderat gehalten werden.

 

Kategorien: Excelexcel2webIT-Consulting

Zurück