„Brauchen wir ein Intranet?“

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In diesem Blogpost möchte ich der Frage nachgehen, ob ein Unternehmen ein Intranet braucht? Und, falls ja, warum es das braucht? Die Antworten auf diese Fragen beleuchte ich aus Sicht des Unternehmens und aus Sicht der Mitarbeitenden. Dabei lernen wir auch typische Inhalte und Funktionen eines Firmenintranets kennen.

Das Intranet aus Sicht des Unternehmens

Zuerst die schlechte Nachricht: ein gutes Intranet kostet! Und ein gutes Intranet kann man nicht einfach kaufen, es muss gut gemacht werden. Dabei spielt die Plattform, auf der es aufsetzt bzw. die verwendete Technologie nur eine untergeordnete Rolle. Ein gutes Intranet erfüllt im Idealfall folgende Zwecke:

  • Er ermöglicht Top-Down Kommunikation von der Unternehmensleitung zu den Mitarbeitenden
  • Es unterstützt alle Beteiligten bei der Suche nach Informationen
  • Es hilft, Risiken zu minimieren
  • Es trägt zur Produktivität bei

Für die Unternehmensleitung dürften die Kosten eines Intranets an erster Stelle stehen. Durch die Anschaffung von Lizenzen und Hardware bzw. durch die Nutzung einer Cloudlösung und durch die Administration entstehen umgehend Kosten. Der tatsächliche Nutzen entsteht erst allmählich und ist schwer zu quantifizieren. Viele bekannte Intranet-Plattformen werden heutzutage als Cloudlösungen angeboten. Dadurch entfallen die Hardwarekosten und der administrative Aufwand wird stark reduziert. Das kann auch für ein kleines Unternehmen interessant sein. Vor Cloudlösungen sollte man mittlerweile keine Angst mehr haben!

Die Suche spielt eine sehr große Rolle in Intranets. Gleichzeitig ist sie häufig der größte Schmerzpunkt. Ein Intranet, dessen Suche zuverlässige und korrekte Ergebnisse liefert, ist viel wert. Dies erreicht man allerdings nur mit entsprechendem zeitlichem Aufwand für die Pflege. Außerdem ist es erforderlich, dass die eingesetzte Such-Technologie tiefe Einblicke ins Geschehen erlaubt (Logs, Statistiken, etc.). Eine gute Such-Technologie unterstützt den Anwender darin, schnell zu erkennen, welches aktuell die größten Probleme sind. Andererseits sollte sie es dem Anwender auch erlauben, zu erkennen welches etwaige zukünftige Baustellen sein könnten.

Eine weitere Erkenntnis meiner beruflichen Erfahrung ist, Mitarbeitende möchten produktiv sein. Klemmt es irgendwo, versucht man das Problem irgendwie zu lösen. Diesen Drang kann man und sollte man nicht verhindern. Aber mit einem guten Intranet, das im Idealfall alle relevanten Aspekte der Mitarbeitenden abdeckt, lässt er sich in bestimmte Bahnen lenken und somit kontrollieren.

Das Intranet aus Sicht der Mitarbeitenden

Die Bedeutung des Firmenintranets für Mitarbeitende hängt von vielen Faktoren ab, z.B. von der Firmenkultur und der Art des Unternehmens. In einem modernen Unternehmen spielt ein gutes Intranet beispielsweise diese Rollen:

  • Es ermöglicht umfassende Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden
  • Es unterstützt die Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit
  • Es unterstützt alle Beteiligten bei der Suche nach Informationen
  • Es erlaubt Bottom-Up Kommunikation entweder zwischen Mitarbeitenden oder sogar von Mitarbeitenden zur Unternehmensleitung
  • Es versetzt die Mitarbeitenden in die Lage, orts- und gerätunabhängig zu arbeiten

Die vermutlich wichtigsten Inhalte eines Intranets aus Mitarbeitenden-Sicht sind üblicherweise Themen der Personalabteilung (Stellenmarkt, Gehalt, Vergütung, Urlaub, Angebote, etc.) und der Speiseplan der Kantine. Neben diesen Klassikern spielt das Verzeichnis aller Firmen-Anwendungen, meiner Erfahrung nach, die größte Rolle. Dieser Anwendungskatalog sollte umfassend und idealerweise unmittelbar zugänglich sein. Der Katalog sollte personalisierbar sein, so dass sich jeder Mitarbeitende seine präferierten Anwendungen hinterlegen kann.

Wenn man das Intranet als digitale Variante des Unternehmens sieht, so ist die Startseite dieses Unternehmens der Haupteingang. Alle Mitarbeitende sollten Ihren Arbeitstag mit der Startseite beginnen und von dort in die einzelnen Bereiche des Unternehmens abspringen. Auf der Startseite sollten die Mitarbeitenden alle Informationen finden, die einen guten Start in den Arbeitstag unterstützen. Deshalb sollte auch die Startseite personalisierbar sein und individuelle Einstellungen ermöglichen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die unternehmensweite Zusammenarbeit. Hier sind explizit keine Messenger wie Slack oder Teams gemeint, sondern firmeninterne soziale Netzwerke. Der Zugang zu diesen Netzwerken, idealerweise sogar kurze Auszüge aus den dort diskutierten Themen, sollte im Intranet ebenfalls vorhanden sein. Auf diese Weise wird die Teilnahme aller Mitarbeitenden an solchen Netzwerken unterstützt.

Fazit

Die Antwort auf die eingangs gestellte Frage „Brauchen wir ein Intranet?“ aus Sicht des Unternehmens bzw. der Unternehmensleitung lautet, meiner Meinung nach, „Ja, brauchen wir!“. Ein gut gemachtes Intranet unterstützt das Unternehmen indirekt bei der Erreichung seiner Ziele. Und es trägt zur Verbesserung der Nachhaltigkeit bzgl. Wissensmanagement und Firmenkultur bei. Diese Erfolge gilt es im Einzelfall zu bewerten und den direkten Kosten für ein Intranet gegenüberzustellen.

Für Mitarbeitende beantwortet sich die Eingangsfrage ganz einfach: „klar brauchen wir ein Intranet“. Denn ein gutes Intranet sorgt bei Mitarbeitenden unmittelbar und täglich für Erleichterung im Arbeitsalltag. So bietet das „digitale Eingangstor zur Firma“ alle relevanten Informationen und ermöglicht damit einen guten Start in den Arbeitstag. Dabei spielt es keine Rolle, wo und mit welchem Gerät man die Arbeit beginnt.

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