Geschäftsprozesse digitalisieren – Daten mit Dashboards verständlich visualisieren
Die Digitalisierung ist in aller Munde – gemeint ist meist die Unterstützung und Automatisierung von Geschäftsprozessen durch Einsatz digitaler Technologien. Zweck der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist, diese effizienter und transparenter zu gestalten, Kosten zu senken und Zeit zu sparen, die Zuverlässigkeit zu erhöhen. Die Digitalisierung betrifft in Unternehmen sowohl organisatorische / administrative Prozesse als auch die eigenen Geschäftsprozesse.
Beispiele? Anstatt Post zu verschicken wird die Gehaltsabrechnung individuell über ein Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt, Rechnungen und Bestellungen werden über Kunden- und Serviceportale ausgetauscht. Anstatt Kundenbesuche werden Online-Meetings durchgeführt und die Unterlagen digital zur Verfügung gestellt.
Oftmals sind es auch viele „kleine“ Prozesse, deren Digitalisierung eine wesentliche Erleichterung erbringen. Häufig sprechen wir dann auch von einem Workflow, in dem verschiedene Arbeitsschritte in Abhängigkeit von einigen Geschäftsregeln ausgeführt werden. So kann beispielsweise die Registrierung zu einem Ärzteportal verschlankt werden, in dem automatisiert die Registrierungsdaten mit den Daten im CRM System abgeglichen werden, um sicher zu stellen, dass es sich tatsächlich um einen Arzt handelt. Können die Daten nicht automatisiert zugeordnet werden, erhält ein Service Mitarbeiter die Aufgabe des Abgleichs. So kann es dann auch notwendig sein, dass er die Legitimationsunterlagen vom Registrierenden anfordern muss.
Die Digitalisierung von Prozessen oder Workflows erzeugt Daten, die sehr nützlich sind. Zum einen können die Daten rein operativ zur Steuerung verwendet werden. Um beim oben genannten Beispiel der Registrierung zu einem Ärzteportal zu bleiben, wären folgende Auswertungen interessant: wie viele Registrierungen sind noch offen, bei wie vielen Registrierungen wurden Legitimationsunterlagen angefragt, wie viele Registrierungen sind ohne manuellen Eingriff abgelaufen, in welchem Zeitraum sind wie viele Registrierungen eingegangen, und so weiter.
Über den rein operativen Fokus hinaus kann man sich auch Fragen hinsichtlich der Prozessgestaltung stellen. Nehmen wir das Beispiel der Anmeldung zu einem Ärztekongress. Habe ich genügend Anmeldungen erhalten? Wie ist der zeitliche Verlauf zwischen Versand der Ankündigung und dem Eingang von Anmeldungen? Wie häufig wurde der Anmeldeprozess abgebrochen?
Anhand der Ergebnisse der Analyse der Daten können entsprechende Entscheidungen gefällt werden, wie beispielsweise die Durchführung weiterer Marketing Maßnahmen, die Vereinfachung des Registrierungsprozesses etc.
Um operativ und strategisch oben skizzierte Entscheidungen fällen zu können, sollte die relevanten Daten einfach zugänglich sein. Hierfür haben sich sogenannte Dashboards bewährt, die verschiedene Informationen (Auswertungen) auf einer Seite zusammenfassen. Mittels eines Dashboards hat man „mit einem Blick“ alle relevanten Daten zur Verfügung und kann entsprechende Rückschlüsse ziehen oder operativ tätig werden.
Dashboards sind bereits bei einfachen Workflows nützlich, wie hier am Beispiel für die Auswertung einer Veranstaltungsserie.
Das Dashboard in diesem Beispiel gibt Auskunft über verschiedene Aspekte: So ist sehr schnell die durchschnittliche Teilnehmeranzahl als auch die Anzahl der Teilnahme (-Sessions) als Count sichtbar. Die Übersicht über die Teilnehmer aller Events ist als Bar Chart dargestellt. Neben der Aufteilung der Teilnehmer Gruppen ist in 2 Kuchendiagrammen (Pie Charts) der Status der Teilnehmer zu einem oben in einer Auswahlliste gewähltem Event dargestellt. Daraus ist beispielsweise ersichtlich, wie viele Teilnehmer nach Anmeldung tatsächlich teilgenommen haben oder wie viele der Teilnehmer bereits vorzeitig das Event verlassen haben.
Das oben gezeigte Beispiel wurde mit Redash (https://redash.io/) umgesetzt – einer Lösung, mit der sehr schnell aus Daten verschiedenster technischer Quellen Dashboards erstellt werden können. Diese Open Source Lösung kann als zu bezahlende Cloud-Variante oder kostenfrei selbst aufgesetzt (basierend auf einem Docker Container) sehr effizient bspw. die eigenen Datenbanken anbinden (hier die Liste der „out of the box“ anbindbaren Datenbanken / Systeme: https://redash.io/integrations/). Basierend auf Abfragen gegen die Datenbank werden die zu visualisierenden Daten ermittelt. Zur Visualisierung stehen verschiedenste Diagramm-Typen zur Verfügung – diese müssen nur entsprechend konfiguriert werden. Ein Dashboard lässt sich schließlich mit ein paar Klicks basierend auf den zuvor erstellten Abfragen und Visualisierungen zusammenstellen. Zugriffsrechte auf Dashboards oder Abfragen / Daten lassen sich selbstverständlich auch steuern.
(Geschäfts-) Prozesse digitalisieren ist ein wichtiger Schritt. Man sollte in keinem Fall vergessen, die mit der Digitalisierung anfallenden Daten von Beginn an zu nutzen und den Fachbereichen möglichst zugänglich machen. Dies sorgt für Transparenz und regt die Reflektion über weitere Verbesserungen / Anpassungen an.