Integration von Online-Event-Tools in die IT-Landschaft von Unternehmen

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COVID-19 beschleunigt auch in der Pharma-Branche die Digitalisierung. Wurden ärztliche Fortbildungsmaßnahmen (CME-Anerkennung) bisher vor allem als Präsenzveranstaltungen angeboten, so ist seit COVID-19 ein Wandel zu webbasierten Fortbildungen erkennbar. Die IT-Abteilungen der Unternehmen stehen vor der Herausforderung mehrere Anbieter (Zoom, SpotMe, ...) in ihre IT-Infrastruktur zu integrieren, um so herstellerunabhängig Online-Fortbildungen anbieten zu können. In dieser Blog-Post-Serie werden wir dieses Thema anhand eines aktuellen Projekts bei einem unserer Pharma-Kunden beleuchten.

Aufgabenstellung

Wegen der aktuellen Pandemie-Lage verzichten viele Unternehmen auf Präsenz-Veranstaltungen, stattdessen finden vermehrt Online-Events statt.

Das können interne Meetings von Unternehmen sein, als auch Veranstaltungen mit Kunden oder externen Vertriebseinheiten, wie etwa:

  • Verkaufstrainings für Produkte
  • Fortbildungen
  • Produktankündigungen
  • Veranstaltungen zum Thema Kundeninformationen

Veranstaltungen mit externen Teilnehmern sind für jedes Unternehmen von besonderer Bedeutung, da sie Bestandteil wesentlicher Prozesse von Marketing und Vertrieb sind.

Nehmen wir beispielweise eine Veranstaltung zur Weiterbildung für niedergelassene Ärzten. In der Vergangenheit war es bei solchen Präsenz-Veranstaltungen für Pharma-Firmen möglich, neue Kontakte zu knüpfen oder über die Verabreichung eines Medikamentes zu diskutieren. Neu gewonnene Erkenntnisse sind schließlich in CRM-, ERP oder ähnliche Systeme zurückgeflossen, allerdings durch manuelle Pflege, die jeweils die Veranstaltungsorganisation übernommen hat. Diese neuen Informationen wiederum dienten als Grundlage für weitere Wertschöpfungen.

Die meisten Firmen hatten bereits vor der Pandemie entsprechende Tools zur Durchführung von Online-Events und haben sie zu Beginn der Pandemie weiter ausgerollt.
Allerdings haben wir bei so manchem Kunden festgestellt, dass sich innerhalb eines Unternehmens über die Zeit oftmals ein ganzer Zoo an Meeting-Werkzeugen (wie beispielsweise Zoom, Microsoft Teams, SpotMe, ...) etabliert hat – je nach Vor- und Nachteilen der Tools.
Das heißt, die Wahl der Werkzeuge hängt von der Art der Teilnehmer, der Art des Meetings oder auch von den zur Verfügung stehenden Ressourcen ab.
Dadurch ergibt sich für Unternehmen eine weitere Herausforderung: Die potenziellen Informationen werden in verschiedenen Systemen erzeugt, sollen aber in die gleichen Zielsysteme überführt werden. Entsprechend gilt es für jede der Event-Lösungen Schnittstellen zu den Zielsystemen zu integrieren.

Integrationsszenarien

Für eine bessere Integration in die Unternehmensprozesse und auch für eine einheitliche Außendarstellung bei Veranstaltungen ist die reine Nutzung der Werkzeuge oftmals unzureichend.

Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass eine Integration der jeweiligen Online-Werkzeuge mit bestehenden Systemen notwendig ist. Werkzeuge wie Zoom oder SpotMe bieten entsprechende Schnittstellen zum Datenaustausch an, die auch kontinuierlich verbessert und erweitert werden. Abhängig von den Berechtigungen können sowohl Daten zur Veranstaltung abgefragt werden, als auch Daten-Modifikationen vorgenommen werden.

Die nachfolgenden Anwendungsfälle illustrieren Integrationsszenarien:

  • Die Planung und das Anlegen des Events erfolgt in einem zentralen System des Unternehmens wie beispielsweise dem CRM-System Veeva. Anschließend werden die Event-Daten exportiert und die Veranstaltung über Schnittstellen im ausgewählten Online-Event-Tool angelegt
  • Die Anmeldung für ein Event kann direkt auf der Firmen-Webseite vorgenommen werden. Über die technische Integrations-Schicht wird der Teilnehmer automatisch im genutzten Event-Tool für die Veranstaltung registriert
  • Das Verschicken der Termin-Erinnerung per E-Mail erfolgt wegen der Nachverfolgbarkeit über das CRM-System des Unternehmens. Die Inhalte für die E-Mails werden wie der individuelle Teilnahme-Link über die Schnittstelle der Online-Event Lösung abgefragt.
  • Nach einem Event - sofern der Teilnehmer den datenschutzrechtlichen Bedingungen zugestimmt hat - werden die statistischen Daten aus dem Online-Event Tool abgerufen, um damit die internen Analyse-Systeme bzw. Data-Warehouses zu befüllen. Beispiele hierfür sind:
    • Wie lange hat das Event gedauert?
    • War der registrierte Benutzer anwesend?
    • Wie lange war der Teilnehmer online?
    • Hat der Teilnehmer sich im Chat beteiligt?

Durch die Nutzung einer technischen Integrations-Schicht zur Zusammenführung der Daten in eigenen Systemen macht sich ein Unternehmen auch nicht von einem Hersteller abhängig und behält die Datenhoheit. Dies ist sehr wichtig, da der Markt für Online Konferenz-Systeme aktuell sehr volatil ist.

In den folgenden Beiträgen werden konkrete Integrationsszenarien und ihre Umsetzung vorgestellt:

Kategorien: MicronautPharmaProjektmanagementProzessanalyse

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