Prozessoptimierung pragmatisch: Prüfe Deine Excel Sheets!

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Prozessoptimierung pragmatisch: Prüfe Deine Excel Sheets!

Digitalisierung und Prozessoptimierung – der ein oder andere hat diese Worte schon zu oft gehört. Sie werden sehr häufig in Werbebotschaften verwendet. Jeder soll und muss sich damit beschäftigen. Viele verbinden mit diesen Begriffen große, aufwändige und langlaufende Projekte mit hohen Kosten. Das schreckt erst mal ab. Und darüber hinaus fragt sich vielleicht mancher, wie man solche Vorhaben angehen soll.

Prozessanalyse

Eine gängige Herangehensweise läuft grob wie folgt ab: Es werden zunächst die Prozesse gesammelt / identifiziert und in einer Prozesslandkarte angeordnet. Anschließend werden die einzelnen Prozesse analysiert und in Schritte heruntergebrochen. Abläufe werden skizziert, weitere detaillierte Analysen vorgenommen, verwendete Informationen und entstehende Daten für jeden Ablaufschritt dokumentiert.

Hinzu kommt auch die Analyse der beteiligten IT-Systeme. Mit welchen Anwendungen werden welche Aktivitäten ausgeführt, wo gibt es Medienbrüche (d.h. Informationen werden von einem System in das andere manuell, also durch Anwender, übertragen), wo gibt es organisatorische Regelungen mit entsprechend dokumentierten Handlungs- und Arbeitsanweisungen (wie beispielsweise sogenannten SOPs, Standard Operating Procedures).

Für die Durchführung der Analyse und der notwendigen Dokumentation können verschiedenste strukturierte Methoden zum Einsatz kommen (beispielsweise BPMN Business Process Management Notation oder EPK Ereignisgesteuerte Prozessketten). Mit der Dokumentation und Verfeinerung entstehen viele Fragen an die Experten. Durch das Hinterfragen der Abläufe entstehen erste Ansätze für Verbesserungen. Die Fragen von Außenstehenden verändern häufig den Blick der Experten auf ihre bislang gelebten Prozesse. Aus einer anderen Perspektive betrachtet erkennen die Beteiligten häufig sehr schnell Verbesserungen oder Vereinfachungen. Alternativ bringen Externe Prozesswissen aus anderen Unternehmen oder Branchen ein und identifizieren so Abweichungen zu typischen Abläufen in anderen Unternehmen.

Maßnahmenpakete

Aus den identifizierten Verbesserungen wird eine Liste möglicher Maßnahmen abgeleitet, bewertet und den Entscheidungsträgern vorgestellt. Maßnahmen, die schnell umgesetzt werden können und nicht viel kosten, werden normalerweise als Erstes umgesetzt (die bekannten Quick Wins). Die anderen Themen müssen ggf. feiner definiert, bewertet und priorisiert werden, bevor sie als Projekte umgesetzt werden.

Dieses grob skizzierte Vorgehen ist vielfach bewährt und sorgt wie angedeutet als Top Down Ansatz (vom großen Ganzen zum Detail) für einigen Aufwand.

Der ein oder andere fragt sich jetzt vielleicht, wie da nun der Zusammenhang zur Digitalisierung ist. Mit der Digitalisierung sollen manuelle Schritte durch automatisierte (digitale) Prozesse abgelöst werden. D.h. Ausgangspunkt ist zunächst mal der bisherige Prozess, der optimiert und durch eine digitale Lösung ersetzt werden soll. D.h. die Prozessanalyse ist gewöhnlich der erste Schritt.

Wie könnte man Prozessoptimierung anders angehen?

Eine mögliche Antwort ist die Einführung einer neuen Standard-Software. Diese Variante kann zum Ziel führen, wenn im eigenen Unternehmen die Prozesse sehr Standard-konform ablaufen oder man sich auf die durch die Software vorgegebenen Prozesse einlassen kann. Ob dieser Zustand gegeben ist oder ob gerade eine gewisse Individualität den entscheidenden Wettbewerbsvorteil ausmacht, wäre noch zu diskutieren. Aber diesen Aspekt möchte ich hier nicht weiter vertiefen, sondern einen anderen Gedanken vorstellen.

Es ist möglich, das Top Down Prinzip umzudrehen. Man analysiert zunächst die Arbeitsweise in ausgesuchten Bereichen, in denen man eine Verbesserung erzielen möchte. Im Hinblick auf Digitalisierung geht es darum, manuelle Schritte, die eine potenzielle Fehlerquelle sein können, durch eine digitale Lösung zu ersetzen.

Gute Hinweise liefert die Untersuchung, wo im Ablauf Excel Sheets eingesetzt werden. Die Nutzung der Sheets für Berechnungen ist ein erster Anhaltspunkt. Wenn die für die Berechnungen benötigten Eingangsdaten aus anderen Systemen durch einen Mitarbeiter ermittelt werden, könnte dieser Teil technisch umgesetzt werden – ebenso wie die Berechnung selbst.

Werden in einem Excel Sheet Daten verwaltet, die durch mehrere Personen verändert und verwendet werden, kann sich ebenso eine Umsetzung in Form einer digitalen Lösung lohnen. Mit einer Software lässt sich gut steuern, wer Zugriff auf Daten hat und wer Daten ändern kann. Ebenso kann man bei Bedarf nachvollziehen, wer was geändert hat. In einer Software können Plausibilitäten, also Prüfungen auf Werte und Abhängigkeiten zwischen Werten, implementiert werden – diese sorgen dafür, dass nur korrekte Daten erzeugt werden. Darüber hinaus wird der Zugang zu den stets aktuellen Daten leichter – das Suchen nach dem „richtigen“ Excel Sheet in der letzten Version entfällt. Und es können auch Anbindungen an andere Systeme geschaffen werden, die die erzeugten Daten weiterverwenden können.

Natürlich muss man sich in diesen Fällen schon genau anschauen, inwieweit sich eine Umsetzung als separate Applikation tatsächlich lohnt. Auch wenn sich die Erstellung einer individuellen Software erst mal aufwändig anhört, muss dies nicht zwangsläufig so sein. Mit dem Einsatz von Open Source Komponenten und modernen Entwicklungsframeworks können auch sehr schnell Web-Applikationen programmiert werden. Und am Ende hat man „seinen“ Prozess digitalisiert – dies könnte auch ein entscheidendes Argument sein.

Fazit

Digitalisierung und Prozessoptimierung werden oft als große Vorhaben mit etablierter Vorgehensweise Top-Down angegangen. Nicht jedes Unternehmen kann sich solche groß angelegten Projekte leisten. Optimierungen in ausgewählten Bereichen sind leichter möglich. Ein Ansatzpunkt, wie man digitalisierbare Abläufe findet: Analysieren Sie, wo Excel Sheets intensiv eingesetzt werden!

Kategorien: BPMNexcel2webIT-ConsultingProzessanalyse

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