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Quick Tipp: Downloads in SharePoint Online blockieren

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Quick Tipp: Downloads in SharePoint Online blockieren

Im Berufsalltag kann es die Situation geben, dass man Dateien mit anderen nur zur Ansicht teilen möchte. Dabei möchte man den Download dieser Dateien explizit verhindern. In SharePoint Online (und in OneDrive) gibt es dazu die Option Download blockieren.

Freigabelink mit blockiertem Download erstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Links zu Dateien zu erhalten, bei denen der Download blockiert ist.

  1. Zuerst muss die Datei wie gewohnt in eine Dokumentenbibliothek von SharePoint Online geladen werden
  2. Als nächstes müssen evtl. bereits bestehende Freigaben gelöscht werden
    Dazu klickt man auf die drei Punkte und dann auf Zugriff verwalten
    Zugriff verwalten
    Im "Zugriff verwalten"-Dialog klickt man dann auf Nicht mehr teilen
  3. Nun folgt die Erstellung des Freigabelinks
    Dazu klickt man auf die drei Punkte und dann auf Teilen

    Standardmäßig können Personen die Datei bearbeiten.
    Das ändern wir durch klicken auf die Berechtigungsinformation

    Im "Linkeinstellungen"-Dialog stellt man sicher, dass sich die Änderungen auf Personen mit dem Link beziehen. Außerdem stellt man sicher, dass die Bearbeitung nicht erlaubt ist. Erst danach läßt sich der Download blockieren. Zuletzt noch die Änderungen übernehmen.

    Sollte die Option "Download blockieren" nicht sichtbar sein, dann handelt es sich um einen nicht unterstützten Dateityp. Dazu weiter unten mehr.

Auf Dateien mit blockiertem Download zugreifen

Um die Datei mit anderen Benutzern zu teilen, dabei aber nur die Ansicht zu erlauben, muss man zuerst den Freigabelink kopieren

Freigabelink kopieren und dabei kontrollieren, dass nur die Ansicht erlaubt ist

Im "Freigabelink kopieren"-Dialog läßt sich noch mal schön kontrollieren, dass Empfänger des Links die Datei tatsächlich nur anschauen können.

Hinweis: Als Besitzer der Datei ist es nicht möglich, die Auswirkung des blockierten Downloads selbst zu kontrollieren!

Klickt ein Benutzer auf den Freigabelink, dann wird das verlinkte Dokument im Webbrowser geöffnet. Je nach Dateityp stellt sich die Auswirkung des blockierten Downloads anders dar.

Hier zwei Beispiele:

Ein Word Dokument wird mit diesem Hinweis geöffnet

Hinweis in Word beim Öffnen einer Datei mit blockiertem Download:

Bei einer PDF-Datei fehlt der Herunterladen-Knopf

Vergleich der Menüs zweier PDF-Dateien, wobei bei einer Datei der Download blockiert ist

Hinweise und Einschränkungen beim Blockieren des Downloads

Hinweise

Das hier beschriebene Vorgehen führt zu Änderungen an der Zugriffsberechtigung von Dateien!
In den Berechtigungsinformationen beim Teilen heißt es dazu ganz treffen "Personen ... mit dem Link". Das bedeutet, jeder (innerhalb der Organisation), der den Link hat, kann auf die geteilte Datei zugreifen. Falls bei Ihnen also Zugriffsbeschränkungen eine Rolle spielen, dann ist diese Option nichts für Sie, weil Sie die Weitergabe des Links nicht kontrollieren können.

Eigentlich klar, aber ich erwähne es trotzdem: Die Option Download blockieren verhindert natürlich nicht, dass ein Leser ein Bildschirmfoto des Inhalts anfertigt.

Bei meinen Tests wurde der Download der Datei auch dann blockiert, als der Benutzer über die Suche auf die Datei zugegriffen hat oder über die Verwendung des Webparts Dokumentenbibliothek.

Einschränkungen

SharePoint kann den Download von Dateien nur bei bestimmten Dateitypen verhindern. Dazu gehören natürlich alle MS Office Dateitypen (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, usw.). SharePoint unterstützt weitere textbasierte Dateitypen wie z.B. alle OpenDocument Dateitypen (odg, ods, odt). Außerdem werden viele Audio- und Videoformate unterstützt (3g2, 3gp, 3gpp, asf, avi, bmp, m2ts, m4a, m4v, mkv, mov, mp3, mp4, mp4v, mts, ts, wav, webm, wma, wmv). Sollte ein Dateityp nicht unterstützt werden (wie z.B. txt), dann wird die "Download blockieren"-Option im "Linkeinstellungen"-Dialog gar nicht erst angezeigt.

Links zum Thema Download blockieren

Blockieren von Downloads für ausschließlich angezeigte Dateien in SharePoint und OneDrive

Videoformate, die Sie auf der OneDrive-Website wiedergeben können

Kategorien: Quick-TippsSharepoint

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