Was versteht man unter Digital-Asset-Management (DAM), und wann braucht man eines?

Während heute fast alle Unternehmen Content Management Systeme (CMS) einsetzen, um digitale Inhalte auf einer Plattform zu managen und von dort in die verschiedenen Marketingkanäle zu verteilen, ist ein Digital-Asset-Management (DAM), in vielen Betrieben bis dato keine Selbstverständlichkeit. Warum und wann ein DAM zusätzlich sinnvoll sein kann, erklärt der folgende Artikel und gibt Unternehmen eine Entscheidungshilfe an die Hand.

Für Unternehmen, die nur eine Web-Seite haben, wird ein Digital-Asset-Management, kurz DAM, vermutlich nicht benötigt. Aber für größere Unternehmen, die verschiedene Informationskanäle bedienen wollen, ist ein DAM anzuraten, um zu vermeiden, dass die digitalen Assets in allen Systemen (CMS, Web-Shop, etc.) redundant gespeichert werden. Denn ein DAM ermöglicht es, digitale Medien wie Bilder, Logos, Grafiken, Audio, Podcasts, Videos, Dokumente etc. zu verwalten. In vielen Unternehmen wird jedoch immer noch ein Netzwerk-Laufwerk, auf das verschiedene Nutzer zugreifen, für das Digitale Asset Management eingesetzt. Das hat folgende Nachteile:

• Nicht jeder Mitarbeiter kann auf alle Dokumente zugreifen, wenn er nicht die passende Software installiert hat. Mit einem DAM dagegen ist es zum Beispiel möglich, eine Photoshop-Datei anzuschauen, obwohl kein Photoshop auf dem lokalen Rechner installiert ist.
• Während die Suche nach einer Datei oft nur anhand ihres Namens möglich ist, können im DAM Bilder verschlagwortet bzw. die EXIF-Daten automatisiert ausgelesen und zusätzlich zur Verschlagwortung durchsucht werden.
• Will man Externen wie Agenturen oder Journalisten, die beispielsweise aktuelle Produktbilder benötigen, den Zugriff ermöglichen, um firmenintern Mitarbeiter zu entlasten, ist das bei der Nutzung eines Netzwerk-Laufwerks nicht ohne technischen Aufwand möglich. Dies zu ermöglichen, kann für Unternehmen allerdings entscheidend sein, da der manuelle Aufwand sehr zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Dabei müssen etwa die digitalen Assets lokal auf dem Netzwerk-Laufwerk zusammengesucht und dann per E-Mail versendet werden. Darüber hinaus sind oft noch zahlreiche Telefonate zwischen Kollegen nötig, um zu klären, wo sich die neuesten Dokumente, Bilder oder Videos zu einem Produkt auf dem Netzwerk-Laufwerk befinden. Ändert sich ein Bild, geht das ganze Prozedere von vorne los. Schneller und kostengünstiger funktioniert es mit einem DAM: Hier würde man eine Mail aus dem DAM heraus verschicken, das Links auf die Digital Assets beinhaltet. Ändert sich dann zum Beispiel ein Bild, so ist über den Link in der Mail immer das aktuelle Bild verfügbar.
• In einem DAM können auch die Bildrechte verwaltet werden. Dies ist auf einem Netzwerk-Laufwerk nicht möglich. Denn hier werden die Bildrechte eines digitalen Assets meistens über Excel-Listen und mithilfe vieler unnötiger Telefonate mit Kollegen geklärt. Im DAM hingegen kann der Zugriff auf Dateien mit abgelaufener Lizenz automatisch eingeschränkt werden.
• Eine Versionierung direkt im File-System ist nur durch das Hinzufügen der Versionsnummer, etwa am Ende des Dateinamens möglich. Das erschwert dann jedoch wieder die Suche nach der aktuellsten Datei.
• Der Zugriff auf die Medien ist mit dem Windows-Explorer nicht so übersichtlich, wie bei einer intuitiven Web-Oberfläche.

Laut Wikipedia bietet ein DAM folgende darüberhinausgehende Funktionen an:

• Import und Export von Dateien, ggf. mit Formatkonvertierung
• Anreichern von Binärdateien mit Metainformationen zu Recherchezwecken (z.B. IPTC-IIM-Standard)
• Suchen von Dateien anhand von Metadaten, Dateinamen oder sonstigen Eigenschaften
• Anzeigen, Sichten (ggf. Anhören und Ansehen) von Dateien
• Kombinieren von Dateien zu Paketen (meist als Sammlungen, Kollektionen, Alben bezeichnet)
• Archivieren und Versionieren von Dateien
• Bereitstellung eines oft als „Brand Portal“ oder „Presseportal“ bezeichneten Webportals, über das Werbeagenturen, Verlage, Journalisten sowie die Mitarbeiter und Händler eines Unternehmens aktuelles Bild- oder Werbematerial selbst herunterladen können.

Warum es sinnvoll ist, ein DAM mit anderen IT-Systemen zu kombinieren

Digitale Assets wie Bilder können nicht wie Textdokumente durchsucht werden, da es sich um Binär- und nicht Textinformationen handelt. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, die Inhalte im DAM so gut zu verschlagworten. Viele Schlagworte oder Meta-Informationen können aus anderen Dritt-Systemen ausgelesen werden und bei einem automatisierten Upload genauso automatisiert hinzugefügt werden. So können zum Beispiel Produktbilder wie etwa Packungsbilder in der Pharmabranche beim Upload auch automatisch mit der Artikelnummer (Pharmazentralnummer, kurz PZN) aus dem Produkt-Informations-System (PIM) verknüpft werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn man mehrere tausend Produktbilder hochladen will. Bei dem ein oder anderen Bild ist natürlich auch der manuelle Weg denkbar.

Unterschied zwischen DAM und Dokumenten Management System

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist darauf ausgelegt, Word-Dokumente, Memos, Verträge oder Tabellen zu speichern. Zusätzlich verfügen DMS-Systeme auch häufig über Texterkennung. Ein DAM hingegen ist besonders dafür geeignet, Medien abzuspeichern und eine simple Bildbearbeitung zuzulassen.

Benötigen auch kleine Unternehmen ein DAM?

Die Unternehmensgröße spielt eine untergeordnete Rolle, viel wichtiger ist es, in wie viele Informationskanäle die Medien verteilt werden sollen. Gibt es bspw. neben der Homepage noch einen Web-Shop? Falls ja, würden die Assets redundant in den verschiedenen Systemen abgespeichert werden, mit der Folge, dass – wenn sich ein Produktbild ändert – man dieses in alle Systeme wieder einspielen muss. Da es sehr gute Open-Source DAM-Systeme gibt, die auch den finanziellen Aufwand in Grenzen halten, kann sich der Einsatz durchaus lohnen.