„Wem gehört das Intranet?“

Einführung

Dieser Blogpost ist der fünfte und letzte Teil meiner Blogpost-Serie Intranet. In den vorhergehenden Teilen habe ich mich u. a. mit der Informationsarchitektur von Intranets und mit Migrations- und Go-Live-Strategien beschäftigt, sowie Methoden zur Verbesserung von Suchergebnissen vorgestellt. In diesem Teil möchte ich mich der Frage widmen: wem gehört das Intranet? Dabei befasse ich mich mit verschiedenen Stakeholdern, dem Content Management sowie der Kontrolle und Verwaltung des Intranets.

Überblick

Die Interessenvertreter

Im ersten Teil der Blogpost-Serie [1], in dem ich mir die Frage gestellt habe, ob wir überhaupt ein Intranet brauchen, habe ich die Sichtweise des Unternehmens der Sichtweise der Mitarbeitenden gegenübergestellt. Diese vereinfachte Gegenüberstellung möchte ich jetzt vertiefen und die spezifischen Stakeholder genauer vorstellen.

Üblicherweise gibt es in Unternehmen diese großen Interessenvertreter:

1. Die IT-Abteilung
2. Die Unternehmenskommunikation
3. Die Personalverwaltung

Zusätzlich gibt es eine Vielzahl an weiteren Teams oder Abteilungen (Finanzabteilung, Rechtsabteilung, Operations, etc.), die zwar auch Interessenvertreter sind, die aber in der Regel nicht über umfangreiche Budgets verfügen, die für das Intranet relevant sind. Schließlich gibt es weitere Interessenvertreter wie Inklusionsbeauftragte, den Betriebsrat u. a. Menschengruppen [2], die hier aber nur eine sehr untergeordnete Rolle spielen.

Die Leitlinien

Die Intranet-Leitlinien, engl. Governance, stellen eine Sammlung von Richtlinien und Regeln dar, die für das Intranet gelten. Zur Intranet-Governance gehört auch die Verwaltung und die Kontrolle dieser Leitlinien. Solche Leitlinien sollten alle Inhalte des Intranets betreffen. Sie können sowohl technischer, als auch formaler oder juristischer Natur sein [3].

Beispiele für technische Leitlinien sind:

• URL Namenskonventionen
• Aufbewahrungsfristen von Dateien
• Pflichtfelder bei Metadaten

Beispiele für formale Leitlinien sind:

• Zwingende Teilnahme an einer Intranet-Schulung
• Private Nutzung der Chat-Funktion

Beispiele für juristische Leitlinien sind:

• Verlinkung von relevanten Richtlinien
• Niedrigschwelliger Zugang zu bestimmten Angeboten

Problemstellung

Bei vielen Unternehmen ist die Frage der Zuständigkeit für das Intranet, also die Antwort auf die Frage „Wem gehört das Intranet?“, nicht oder zumindest nicht vollständig geklärt. Häufig gibt es keine dokumentierten Richtlinien und Regeln und eine eingeschränkte Kontrolle von vage definierten Vorgaben. In vielen Fällen herrscht lediglich grobe Einigkeit hinsichtlich der Budgetverteilung. In der Regel übernimmt die IT-Abteilung den Betrieb, die Wartung und den Support, während die Unternehmenskommunikation zuständig ist für Schulungen, Content- und Stakeholder-Management.

Unklare bzw. nicht genau definierte Zuständigkeiten beim Thema Intranet führen häufig dazu, dass auch das Thema Governance nicht oder zu spät behandelt wird. Eine späte oder nachträgliche Einführung von Leitlinien ist in der Regel kommunikationsintensiv und birgt teilweise hohes Konfliktpotential.

Lösungsansätze

Wie oben bereits erwähnt gibt es in Unternehmen häufig schon ein informelles Governance-Modell. Einer der ersten Schritte zu Projektbeginn sollte sein, dieses informelle Modell zu dokumentieren und im Projektteam bekannt zu machen [4]. Im weiteren Verlauf des Projekts kann das Modell dann immer feiner detailliert werden. Außerdem schafft man damit schon zu Beginn des Projekts Bewusstsein für die Thematik. Für die Dokumentation eines Governance-Modells bietet es sich an, Leitlinien in die Kategorien „technisch“, „formal“ und „juristisch“ zu untergliedern. Verantwortlichkeiten brauchen zu Beginn noch nicht vergeben zu werden.

Grundsätzlich muss sich die Intranet-Governance an den Unternehmenszielen orientieren. Nur so kann das Intranet als ein Baustein des Unternehmens zu dessen Zielerreichung beitragen. Um die Akzeptanz von Leitlinien zu erhöhen, ist es ratsam sie möglichst mit Praxisbezug zu definieren und zu formulieren [5].

Im weiteren Verlauf des Projekts kann eine Stakeholder-Analyse hilfreich sein, wenn es darum geht, alle relevanten Interessenvertreter zusammenzubringen. Dabei kann die Verantwortlichkeit für bestimmte Bereiche des Governance-Modells an ausgewählte Stakeholder abgegeben werden.

Sobald das Governance-Modell verfeinert wird und die ersten Regeln formuliert werden, müssen auch Rollen und Verantwortlichkeiten (engl. roles and responsibilities) definiert werden. Ich nehme an, im Projektverlauf ist jetzt vermutlich ein Zeitpunkt erreicht, an dem die ersten Editoren im Intranet unterwegs sind. Daher sollte das Governance-Modell veröffentlicht und mit allen Stakeholdern kommuniziert werden. Alle Beteiligten müssen ihre Rolle und ihre Verantwortlichkeit kennen [6].

Zur Governance gehört nicht nur die Einführung von Leitlinien, sondern auch deren Kontrolle. Vor allem formale Leitlinien lassen sich nur recht aufwendig kontrollieren, da sie in der Regel keine technische Basis haben. Um die Einhaltung solcher Leitlinien zu kontrollieren, bietet es sich an das, Intranet regelmäßig zu „bestreifen“. Mit Hilfe von einfachen Webcrawlern kann dieser Prozess teilautomatisiert werden [7].

Fazit

Die Antwort auf die Frage „wem gehört das Intranet?“ lässt sich in diesem Blogpost nicht pauschal beantworten. Jedes Unternehmen muss für sich selbst eine Antwort auf diese Frage finden. Aber Unternehmen tun gut daran, sich diesem Thema bewusst zu widmen und die Frage eindeutig und frühzeitig zu beantworten. Die Antwort sollte in Form eines dokumentierten Governance-Modells festgehalten und im Unternehmen veröffentlicht bzw. bekannt gemacht werden. Die definierten Leitlinien sollten sich am strategischen Unternehmensziel orientieren.

Links

[1] „Brauchen wir ein Intranet?“
[2] Seven worst intranet stakeholders
[3] Wem gehört das Intranet?
[4] Who should own the intranet?
[5] Intranet Governance – Leitlinien für ein erfolgreiches Intranet
[6] Planning intranet governance
[7] Praxiswissen: Das Intranet im Griff haben

Intranet Reihe

• Teil 1: „Brauchen wir ein Intranet?“
• Teil 2: Empfehlungen zur Konzeption einer Intranet Informationsarchitektur
• Teil 3: Migrations- und Go-Live-Strategien bei Intranets
• Teil 4: Hinweise zur Verbesserung der Suchergebnisse im Intranet
• Teil 5: "Wem gehört das Intranet?"